1. Знайте свои цели
Работа — это достижение ваших целей. Если вы их установили или кто-то это сделал за вас, стоит держать их под рукой. Запишите свои цели в блокнот или OneNote (бесплатный электронный блокнот) и регулярно проверяйте их во время еженедельного обзора, а также когда вам кажется, что у вас слишком много мыслей. Это поможет вам решить, что важнее, а что менее важно.
2. Начните использовать систему управления задачами.
Купите приложение для управления задачами (например, Nozbe). По цене одного кофе в месяц вы получите программное обеспечение, которое избавит вас от размышлений «что мне делать сейчас» и беспокойства о том, что что-то забыли. Такое приложение позволит вам собрать в одном месте все обязательства и проекты, которые необходимо реализовать. Кстати, он посчитает, сколько времени у вас уйдет на реализацию проекта, и поможет вам лучше спланировать свое время. Вы увидите, что как только вы введете туда все дела, которые должны быть выполнены, ваша работа станет проще. А отметка задач по пунктам будет мотивировать вас продолжать работу.
3. Чаще говори «нет».
Мы живем во времена, когда уместно быть постоянно доступными для других. Однако эта стратегия ни к чему не приведет. Те, кто добивается результатов выше среднего, развили способность твердо, но мягко отказываться от участия в большинстве начинаний. Чтобы достичь своих целей, вы должны сделать себя недоступным. Только тогда у вас будет время сконцентрироваться и восстановить силы.
4. Отключите синхронизацию и уведомления.
Настройте инструменты, с которыми вы работаете. Отключите уведомления о новых письмах в вашем почтовом ящике. Если вы используете электронную почту на своем телефоне, настройте синхронизацию вручную, а не автоматически. Проверяйте электронную почту, когда она вам нужна. Нет ничего хуже для продуктивности, чем сделать перерыв, чтобы проверить новое электронное письмо, которое ничего не добавляет.
5. Ограничьте время, которое вы тратите на чтение электронной почты.
Существует распространенное мнение, что электронную почту нужно читать непрерывно, потому что никогда не знаешь, когда придет что-то важное. Как и многие другие убеждения, это ложь. Практика показывает, что достаточно читать электронную почту до трех раз в день. Вы отвечаете на все сообщения, которые приходят один раз в день (вам нужно около 45 минут, чтобы сделать это в конце дня), и дважды в день совершаете так называемый звонок. экстренное сканирование,
улавливающее только сообщения, которые не могут ждать до полуденной обработки (вам нужно около 15 минут для такого экстренного сканирования). Многие успешные команды согласны с тем, что время ответа на полученное электронное письмо составляет 24 часа. Если отправителю нужен ответ быстрее, ему следует использовать другие средства связи: телефон, SMS или мессенджер.
6. Используйте контрольные списки
Знаете ли вы, что пилоты — даже если они делают одно и то же каждый день — извлекают выгоду из контрольных списков, которые «направляют их за руку» и повышают вероятность ничего не упустить? Вы можете сделать то же самое. Определите повторяющиеся действия и подготовьте для них контрольные списки. Вы увидите, как это облегчит вашу жизнь.
7. Используйте шаблоны
Вы готовите подобный документ каждую неделю? Потратьте время и подготовьте шаблон. Взгляните на электронные письма, которые вы отправляете. Найдите те, которые похожи друг на друга. Подготовьте шаблоны и используйте их в следующий раз, вместо того, чтобы писать письмо с нуля. Таким образом можно сэкономить до нескольких часов в неделю.
8. Делайте еженедельный обзор
Исключительно эффективные люди находят время для размышлений. Выделите в календаре время, чтобы остаться наедине с самим собой. Подведите итоги прошедшей недели и подумайте, что вы будете делать на следующей неделе. На листе бумаги запишите 15 самых важных задач на предстоящую неделю. Установите порядок, в котором они будут выполняться, а затем внесите их в календарь. Убедитесь, что никто не назначит встречу или другие, менее важные задачи в это время.
9. Выделите время для своей работы в календаре.
Возможно, как и многие люди, вы думаете, что календарь предназначен только для записи информации о встречах, которые вы собираетесь посетить. С сегодняшнего дня начните записывать время для своей работы в своем календаре. Планируете ли вы подготовить отчет для начальства? Когда закончите, войдите в свой календарь. Подготовка брифа поставщика? Расписание в календаре! И помните — рекомендуется планировать максимум 60 процентов доступного времени, примерно пять часов при восьмичасовом рабочем дне
10. Ведите список «ожидающих».
Ваша работа часто зависит от работы других людей. Не нужно беспокоиться о том, кто и когда вам что-то даст. Начните вести список «ожидающих». Всякий раз, когда вы делегируете задачу или ждете результата работы коллеги, вносите ее в список. Желательно в формате «кто — что — когда», например, Ковальский — вклад в предложение — 28.10. Регулярно, например, во время еженедельной проверки, просматривайте список и напоминайте другим о том, чего вы ждете. Вы больше никогда не будете удивлены оправданием, что кто-то что-то забыл или подумал, что это случилось в другой день. И вы будете спать спокойнее, будучи уверенными, что ничего не забыли.
Как бесплатно начать свой бизнес в Интернете